El Desafío: Complejidad en la Descarga y Procesamiento de Facturas
Torres Nieto enfrentaba un reto significativo en la gestión de sus facturas electrónicas. La empresa debía descargar múltiples archivos ZIP de la DIAN, cada uno representando una factura que contenía tanto el PDF como el XML. Para crear un archivo Excel que integrara toda la información necesaria para su sistema contable, el equipo tenía que considerar aspectos como la asignación de cuentas PUC y otros detalles específicos.
Este proceso era laborioso y demandante de tiempo. Un empleado tardaba aproximadamente 1 hora en crear un archivo Excel a partir de solo 7 facturas, lo que generaba ineficiencias y limitaba la capacidad del equipo para enfocarse en tareas más estratégicas. La necesidad de una solución que optimizara este proceso se volvió evidente.
La Solución: Automatización Robótica para la Gestión de Facturas
Rokobot desarrolló un robot diseñado específicamente para abordar las necesidades de Torres Nieto. Este robot automatiza el proceso de descarga y procesamiento de las facturas, operando bajo el siguiente esquema:
Descarga Automática: El robot accede a los archivos ZIP desde la DIAN y extrae automáticamente los PDFs y XMLs de las facturas.
Extracción y Procesamiento de Datos: Utilizando algoritmos avanzados, el robot lee la información contenida en las facturas y aplica la configuración de cuentas PUC correspondiente.
Generación del Archivo Excel: En solo 3 minutos, el robot crea un archivo Excel estructurado correctamente para ser subido al sistema contable, eliminando el esfuerzo manual previo.
El Impacto: Eficiencia Aumentada y Ahorro de Tiempo
La implementación del robot ha transformado significativamente la forma en que Torres Nieto gestiona sus facturas:
Estandarización y Consistencia
La automatización garantiza que cada archivo Excel generado cumpla con los estándares requeridos por el sistema contable, eliminando inconsistencias o errores derivados del trabajo manual.
Reducción del Tiempo
El tiempo necesario para procesar las facturas se redujo drásticamente en más del 90%, pasando de 1 hora a tan solo 3 minutos. Esto permitió atender volúmenes mayores sin aumentar la carga operativa.
Reasignación Estratégica del Talento
Al eliminar tareas repetitivas y monótonas, el equipo puede ahora enfocarse en actividades más estratégicas y orientadas al crecimiento del negocio, maximizando su impacto dentro de la organización.
Conclusión
El caso de éxito de Torres Nieto pone en evidencia cómo la automatización robótica puede transformar procesos operativos complejos en flujos eficientes y consistentes. Gracias a Rokobot, Torres Nieto no solo ha optimizado su gestión de facturas electrónicas, sino que también ha fortalecido su capacidad para manejar grandes volúmenes de información sin comprometer calidad ni tiempo.
Este proyecto reafirma cómo Rokobot se posiciona como un aliado estratégico para empresas que buscan innovar y alcanzar nuevos niveles de eficiencia operativa, permitiéndoles adaptarse a las demandas actuales del mercado con agilidad y confianza.
Este caso demuestra que la automatización no es solo una herramienta tecnológica, sino una inversión estratégica que impulsa la eficiencia operativa, mejora la precisión financiera y fortalece la competitividad empresarial. Rokobot reafirma su compromiso de ofrecer soluciones innovadoras que permitan a las empresas enfrentar los desafíos del futuro con confianza y excelencia.
